Faire le point sur l’existant avant de choisir un outil
Pour tout dirigeant ou responsable d’entreprise, lancer un projet informatique commence par une phase d’observation. Il ne s’agit pas encore de regarder des logiciels, mais de regarder ce que fait l’organisation au quotidien. Cette étape consiste à analyser précisément la situation actuelle.
Il est nécessaire de répertorier ce que fait l’équipe aujourd’hui, avec quels outils, et surtout ce qui coince réellement dans le travail de tous les jours. C’est le moment d’identifier les manipulations répétitives, les ressaisies d’informations d’un logiciel à un l’autre, et les moments où l’information se perd. L’objectif est d’obtenir une vision claire des points de blocage pour savoir exactement ce que la future solution devra résoudre.
Identifier la bonne solution selon les besoins réels
Une fois les difficultés identifiées, vient le choix de la solution. Le piège classique consiste à se baser sur des arguments marketing ou des listes de fonctionnalités théoriques. La démarche doit être inversée.
La solution doit être comparée sur les cas d’usage réels de l’entreprise, et non sur une simple fiche produit. Selon les besoins et la taille de l’organisation, le choix peut se porter sur différents types d’outils destinés à centraliser l’activité :
- Un progiciel de gestion intégré (ERP)
- Un outil de gestion de la relation client (CRM)
- Une solution de gestion commerciale
- Un logiciel de gestion de projets
- Des outils de gestion des ressources
- Un module de gestion financière
- Des outils collaboratifs
Ces outils servent à bâtir un environnement numérique cohérent. L’idée directrice est de faire communiquer les différents programmes entre eux, afin d’éviter d’avoir de multiples applications isolées qu’il faut relier à la main au quotidien.
Préparer le terrain et configurer l’outil
Avant que quiconque ne commence à utiliser le nouveau logiciel, un travail technique important est requis. Il passe par le paramétrage, qui permet de plier l’outil à l’organisation existante, et non l’inverse.
Vient ensuite l’intégration, qui comprend la reprise des données existantes pour ne pas perdre l’historique de l’entreprise. Cette phase implique également la connexion du nouveau système avec les autres logiciels déjà en place. Tout doit être relié proprement pour que la circulation de l’information soit fluide et sécurisée.
Déployer par étapes et former les équipes
Le passage au nouveau système ne doit pas se faire du jour au lendemain. Le déploiement s’organise par lots. Cette méthode permet de garder la possibilité d’un retour arrière à chaque étape si un dysfonctionnement apparaît.
Enfin, le volet humain est déterminant. Un outil que personne ne sait utiliser n’est pas considéré comme déployé. La formation et l’accompagnement des équipes font partie intégrante du processus de mise en place. C’est cette attention portée à l’utilisation quotidienne qui garantit l’adoption de la nouvelle organisation par l’ensemble des collaborateurs.
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